根据学校要求，举办学术会议应提前向学校提出申请，学校相关部门审核同意后方可进行，具体流程是：

一、拟好会议召开的申请报告与会议开支预算（财务具体支出项目与经费来源计划两部分）；

二、填写学校专用的签呈（行政办领取），随同申请报告与会议预算提交给院长审核；

三、学院审核后将签呈提交至校办，由校办根据会议的具体情况签发到相应管理部门及校领导审核；

四、审核完毕后到校办取回签呈，签呈要存档，财务借款或报账时需要出示。

备注：按照正常流程，这个申请时间要一些时间，请老师们务必提早进行申请程序。